Será responsabilidad de los servidores públicos de las dependencias e instituciones que reciban solicitudes de ingreso al Registro Estatal:
I. Garantizar que las personas que solicitan el ingreso en el Registro Estatal sean atendidas de manera preferencial y sean orientadas de forma digna y respetuosa;
II. Diligenciar correctamente, en su totalidad y de manera legible, el formato único de declaración aprobado por la Comisión Ejecutiva Estatal, para las solicitudes de ingreso en el Registro Estatal tomadas en forma directa;
III. Recurrir a los medios tecnológicos y administrativos disponibles para la toma de la declaración, de acuerdo con los parámetros que la Comisión Ejecutiva Estatal determine;
IV. Remitir de manera inmediata al Registro Estatal, el original de las declaraciones tomadas en forma directa, las cuales constarán en el formato único de solicitud;
V. Orientar a la persona que solicite el ingreso sobre el trámite y efectos de la diligencia;
VI. Recabar la información necesaria sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar que generaron el hecho victimizante, así como su diagnóstico socioeconómico;
VII. Verificar los requisitos mínimos de legibilidad en los documentos aportados por el declarante y relacionar el número de folios que se adjunten con la declaración;
VIII. Entregar una copia de su solicitud de registro a las víctimas o a quienes hayan realizado la solicitud, y IX. En todo caso, garantizar la confidencialidad, reserva y seguridad de la información y abstenerse de hacer uso de la información contenida en la solicitud de registro o del proceso de diligenciamiento para obtener provecho para sí o para terceros, o por cualquier uso ajeno a lo previsto en esta Ley, y a las relativas a la Protección de Datos Personales.
Bajo ninguna circunstancia las dependencias o instituciones competentes u obligadas podrán negarse a recibir la solicitud de registro a las víctimas a que se refiere la presente Ley, de negarse injustificadamente incurrirá en la responsabilidad administrativa, penal, civil o patrimonial previstas en las leyes de la materia.