Al entregarse los folios que integrarán cada tomo del protocolo, el Director del Archivo de Instrumentos Públicos, o quien legalmente lo sustituya, levantará acta por duplicado que contenga el lugar, fecha, el número de folios, número del tomo que formarán, el nombre, apellido y número del notario a quien se destine, haciéndose constar el recibo correspondiente de cuya acta se remitirá copia a la Consejería Jurídica del Poder Ejecutivo del Estado dentro de los cinco días hábiles siguientes.
En el supuesto de existir convenio de asociación notarial, se insertará en la referida acta la constancia de que se otorga a los notarios asociados, expresando que la asociación notarial tiene sustento en el convenio aprobado por el Ejecutivo y publicado en el periódico oficial El Estado de Jalisco, expresando su fecha y número de ejemplar.
El notario no deberá asentar acto jurídico alguno en los folios de un tomo sin haberse levantado el acta en los términos de los párrafos que anteceden.