Al final de cada libro del Protocolo, el mismo día en que hubiere pasado el último acto, el Notario levantará una acta en la cual hará constar que cierra tal volumen, el número de actos que autorizó, los que no hubieren pasado y los que se encuentren pendientes de autorización, expresando en este último caso el motivo. También expresará el número de hojas utilizadas y el de las que quedaron en blanco. El mismo día o a más tardar el siguiente hábil, será presentado el volumen por el Notario al Director del Archivo de Instrumentos Públicos en la capital del Estado, o al respectivo encargado del Registro Público de la Propiedad en las demás cabeceras del Partido Judicial, o a la primera autoridad Municipal en los demás lugares del Estado en que los Jueces actúen por Ministerio de Ley y no haya encargado especial del Registro Público de la Propiedad, para que el acta sea visada y den fe dichos funcionarios de que son ciertos los actos expresados en la misma, procediendo luego a poner en las hojas sobrantes en blanco la palabra “inutilizada”, así como el sello de su oficina en cada una de dichas hojas. Del acta de referencia se dejará copia autorizada por el Notario en poder de la autoridad que haya intervenido en el cierre del Libro. En caso de falta accidental de alguno de los mencionados funcionarios, podrá ser visada el acta por el Secretario de Gobierno.
Igual acta será levantada y visada como se ha dicho, a continuación del último instrumento otorgado ante el Notario que deba ser substituido por su Suplente adscrito, haciéndose constar en ella la causa o motivo por las cuales se hace cargo de la Notaría. Esta acta se levantará precisamente antes de comenzar a actuar el Notario Suplente adscrito.
En caso de existir convenio de asociación notarial, además se hará constar en el acta, dicha circunstancia.