Las oficialías de partes o de gestión documental son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Estas áreas deberán de realizar las siguientes funciones:
I. Recibir la correspondencia de entrada;
II. Realizar la digitalización de los documentos;
III. Llevar el registro de la documentación a través de un sistema o base de datos que contará mínimo con la siguiente información: a) El número identificador o folio consecutivo de ingreso; b) El asunto o breve descripción del contenido del documento; c) Fecha y hora de recepción; d) Medio por el cual ingresó; y e) Área y receptor del documento con nombre y área administrativa;
IV. Facilitar un código de identificación, ya sea un código alfanumérico u otro pertinente; y V. Distribuir la documentación a los archivos de trámites para la debida integración de los expedientes. 10 En caso de documentos que sean remitidos a la oficialía de partes o de gestión documental a través de medios electrónicos, el responsable tomará en consideración si es necesario que se haga la impresión de los mismos o se reciban y sean derivados por dichos medios.